Términos y condiciones
Política General de Privacidad, Tratamiento y Protección de Datos Personales de IPEF S.A.S. (en adelante IPEF)
La Sociedad IPEF S.A.S., es respetuosa de los datos personales e información que le suministran sus clientes actuales, pasados y potenciales, aliados comerciales, proveedores, visitantes, colaboradores y transportadores (en adelante, los Titulares). En la presente Política de Privacidad se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política.
La adquisición de los productos ofrecidos en puntos de venta o distribuidores (en adelante, los Productos), la celebración de contratos con IPEF, el ingreso a las instalaciones de IPEF y/o la aceptación expresa o inequívoca de las presentes políticas, implica la aceptación de los Titulares de la presente Política de Privacidad y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.
1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS. El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los Titulares es la sociedad IPEF S.A.S., con número de identificación tributaria NIT. 860524482-6 ; domicilio y dirección en la Cra 68h No. 74b-47 Bogotá, Colombia; teléfono: 3118840; correo electrónico: contactenos@ipef.com.co
2. FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS. Las bases de datos de IPEF tienen como objetivo primordial i) la comunicación con los Titulares para efectos comerciales o de mercadeo ii) el desarrollo de proyectos para la comercialización de sus productos iii) la implementación de estrategias comerciales, organizacionales y de mercadeo.
3. FORMA DE OBTENCIÓN Y DATOS SUMINISTRADOS. IPEF podrá pedir a los Titulares los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las Bases de Datos, entre otros, podrá solicitar los siguientes: – su nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, nombre del punto de venta en el cual fue atendido, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o entidades públicas, lugar de trabajo, referencias e historia laboral, necesidades e intereses, licencia de tránsito, licencia sanitaria para el transporte de alimentos, administradora de riesgos laborales (ARL), empresa promotora de salud (EPS), libreta militar e imágenes en cámaras de vigilancia u otro tipo de formatos. Los datos podrán ser suministrados explícitamente a IPEF a través de sus empleados, o representantes comerciales, obtenidos mediante consulta a terceros que administren bases de datos o recolectados implícitamente de las operaciones de análisis de mercado, de grupos objetivo, adquisición de los productos o servicios que son ofrecidos por IPEF, o de los comportamientos de los Titulares como reclamaciones, solicitudes de cotización, encuestas, propuestas, ofertas, visita a las instalaciones, de participación en proyectos, programas y eventos, entre otros. Según lo previsto en la Ley 1581 de 2012, IPEF no recopilará de ninguna manera datos considerados como Sensibles, como por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con la salud, vida sexual o datos biométricos.
4. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. El Titular autoriza expresa o inequívocamente a IPEF para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Privacidad y la normatividad vigente.
5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS DE IPEF. IPEF solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Privacidad o en las leyes vigentes. El Titular expresamente autoriza a IPEF para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias: i) Establecer comunicación entre IPEF y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos. ii) Efectuar la adquisición u oferta de productos o eventos por parte de IPEF iii) Estudiar y analizar la información de la Base de Datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar sus Productos. iv) Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otras compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas. v) Utilizar la información de la Base de Datos para diseñar, y desarrollar, proyectos o eventos, vi) Estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas y cambios en la compañía; vii) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a otras sociedades o personas que IPEF encargue para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política. viii) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados estratégicos para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales. ix) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales. x) para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de IPEF o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la Ley. xi) Los demás descritos en la presente política o permitidos en la Ley.
6. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante publicación que se hará en nuestra página web.
7. MENORES DE EDAD. IPEF no almacena, o realiza tratamiento alguno sobre datos personales de menores de edad. Si, por algún fraude o error, se llega a tener almacenada información de un menor de edad, esta será suprimida de nuestras bases de datos de forma inmediata, una vez se conozca que el dato pertenece a un menor de edad. En caso de que IPEF deba realizar el tratamiento de datos de menores de edad, este se regirá según lo dispuesto en la Ley para tales efectos.
8. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El Titular autoriza expresamente a IPEF para que éste almacene sus datos de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos de los Titulares.
9. MEDIDAS DE SEGURIDAD. IPEF tomará las medidas de seguridad para proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. En este sentido IPEF implementará medidas de protección humanas, administrativas y técnicas razonables para proteger la información. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.
10. DERECHOS DE LOS TITULARES. De conformidad con la legislación vigente, los Titulares tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En este sentido y según se desprende del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 son derechos de los titulares: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales b) Solicitar prueba de la autorización otorgada. c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento.
11. PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS. IPEF contará con los medios y recursos para atender y gestionar las peticiones, consultas y quejas de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización, el medio de comunicación oficial para este fin es el correo electrónico de la compañía contactenos@ipef.com.co. En el evento que el titular desee ejercer sus derechos, deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad. El procedimiento que se seguirá será el indicado a continuación: a. Cuando el Titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, IPEF responderá la solicitud dentro de los diez (10) días hábiles siguientes de la presentación de la solicitud. En el evento de no ser posible responder dentro de dicho término a la solicitud, se procederá a informar al interesado, indicando los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta. Dicho término no podrá ser mayor a diez (10) días hábiles siguientes. b. Cuando el Titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo por escrito a IPEF, indicando los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, adjuntando la documentación correspondiente. Si la información resultare insuficiente IPEF podrá contestar al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el solicitante no da respuesta transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, se entenderá desistida la solicitud. En el evento de adjuntar la información correspondiente IPEF tendrá quince (15) días hábiles contados a partir del recibo de los documentos para responder. Si no puede dar respuesta dentro de dicho término se informará al interesado los motivos de la demora y fecha de respuesta de reclamo la cual no podrá ser mayor a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En el evento que IPEF no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos. En todo caso el retiro o supresión no será procedente cuando exista un deber contractual de permanecer en la base de datos de IPEF.
12. CONTACTO. Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad. 12. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades.
13. LEGISLACIÓN VIGENTE. La legislación nacional vigente es la prevista en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así como las normas que las modifiquen o complementen. AVISO HABEAS DATA Apreciados Clientes, Proveedores y Colaboradores, IPEF desea continuar comunicándose con Usted en forma eficiente. Para tal efecto, y con el ánimo de dar cumplimiento a Lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, le manifestamos que sus datos personales se encuentran incluidos en nuestras bases de datos. Según nuestras políticas de tratamiento de datos personales, (las cuales podrá consultar accediendo a nuestra página web) le informamos que los mecanismos a través de los cuales hacemos uso de los datos personales que reposan en nuestras bases de datos son seguros y confidenciales, pues contamos con los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas, asegurando por lo mismo la confidencialidad de la información. Si Usted desea que sus datos sean suprimidos de nuestras bases de datos, le solicitamos manifestarlo en forma expresa en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la publicación de esta comunicación. De lo contrario, se considerará que nos autoriza para continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en nuestras bases de datos. Para dar cumplimiento a lo establecido en el Artículo 10 y siguientes del Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, IPEF como responsable de datos personales queremos continuar comunicándonos con usted para suministrarle información relacionada con nuestros productos, ofertas, contenidos, etc. y, en general, para facilitarle el acceso a la información relativa a éstos, de igual manera informarle cambios en nuestros productos y/o servicios, personas de contacto, direcciones de notificación, etc. y evaluar la calidad de nuestros productos. Según lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, le informamos que Usted tiene la posibilidad de acceder en cualquier momento a sus datos personales y el derecho de solicitar expresamente, en cualquier momento, su corrección, actualización o supresión, Para tal fin usted puede comunicarse con nosotros al correo electrónico contactenos@ipef.com.co o comunicarse a nuestra línea telefónica 3118840.
IPEF S.A.S.
Fecha de entrada en vigencia: La presente política de datos personales fue creada el día 15 de agosto del 2016 y entra en vigencia a partir del día 20 de septiembre de 2016.
Cualquier cambio que se presente respecto a la siguiente política, se informará a través de la dirección electrónica www.ipef.com.co